Dokumenty do księgowej — sprawnie, kompletnie i bez chaosu
Co przekazać, do kiedy i jak — tak, żeby księgowa miała komplet, a Ty nie tonął w mailach i zdjęciach faktur z telefonu.
Dlaczego obieg dokumentów się sypie
Najczęstszy scenariusz: faktury w mailu, część na telefonie, paragony w portfelu, a wyciąg „dośle się później”. Pod koniec miesiąca robi się gorączka, czegoś brakuje, a biuro czeka. To nie kwestia złej woli — to brak jednego, prostego obiegu.
Dobra wiadomość: wystarczy ustalić trzy rzeczy — co przekazujesz, do kiedy i w jaki sposób. Reszta robi się powtarzalna i nudna, a o to właśnie chodzi.
Trzy filary dobrego obiegu
- Kompletność — komplet faktur sprzedaży i kosztów, wyciągi, kadry; nic „na później”.
- Termin — stała data w miesiącu, uzgodniona z biurem.
- Jedno miejsce — repozytorium zamiast rozsianych maili i zdjęć.
W praktyce Najwięcej spokoju daje obieg dokumentów w jednym narzędziu, do którego księgowa ma wgląd — bez przesyłania maili. Tak działa moduł workflow i dokumentów w Mizzox.
Co zmienia KSeF
W modelu KSeF faktury sprzedaży i część kosztowych są dostępne w systemie, więc biuro może pobierać je samo — jeśli nadasz mu uprawnienia podglądu. To zdejmuje z Ciebie część comiesięcznego wysyłania, ale wymaga jednorazowego ustalenia, kto co pobiera. Rozkładamy to w artykule o KSeF a biuro rachunkowe.
Najczęstsze pytania
Jakie dokumenty muszę co miesiąc przekazać księgowej?
Najczęściej: faktury sprzedaży i kosztowe, wyciągi bankowe, dokumenty kadrowo-płacowe (jeśli zatrudniasz) oraz dokumenty magazynowe i umowy mające skutki podatkowe. Dokładny zestaw ustal z biurem — bywa różny w zależności od formy opodatkowania.
Do kiedy dostarczyć dokumenty?
Konkretną datę ustala biuro, bo musi zdążyć z rozliczeniami. Typowe terminy ustawowe to JPK_V7 do 25. dnia następnego miesiąca oraz zaliczki PIT i składki ZUS zwykle do 20. — dlatego biura proszą o komplet zwykle na początku miesiąca.
Czy w KSeF muszę nadal wysyłać faktury księgowej?
Faktury sprzedaży i część kosztowych będą dostępne w KSeF, więc biuro może pobierać je samo — jeśli nadasz mu odpowiednie uprawnienia. To eliminuje część miesięcznego wysyłania, ale wymaga ustalenia obiegu.
Jak przekazywać dokumenty, żeby nie zgubić niczego w mailach?
Najgorszy obieg to luźne maile i zdjęcia z telefonu. Lepszy to jedno miejsce, w którym dokumenty są kompletne i dostępne dla biura — repozytorium lub system, do którego księgowa ma wgląd.
Kto odpowiada za brakujący dokument?
Za kompletność dokumentów odpowiada przedsiębiorca. Biuro rozlicza na podstawie tego, co dostanie — dlatego uporządkowany, kompletny obieg leży przede wszystkim w Twoim interesie.
Czytaj dalej
Koniec z dosyłaniem faktur mailem
Trzymaj dokumenty w jednym miejscu, do którego księgowa ma wgląd. Mniej gorączki na koniec miesiąca.
Uporządkuj dokumenty