Jak wygodnie wysyłać dokumenty księgowej
Sposób przekazywania decyduje, czy współpraca jest gładka, czy to comiesięczna szarpanina. Oto co działa najlepiej.
Od najgorszego do najlepszego
| Sposób | Wada / zaleta |
|---|---|
| Luźne maile | Łatwo zgubić załącznik, brak porządku i historii. |
| Zdjęcia z telefonu | Szybkie, ale często niekompletne i rozsiane po galerii. |
| Wspólny dysk | Lepiej — jedno miejsce, ale bez kontroli kompletności. |
| System z dostępem dla biura | Najlepiej — komplet, historia i stały wgląd bez wysyłania. |
Złota zasada
Im mniej „przesyłania”, tym lepiej. Najwygodniejszy model to taki, w którym księgowa po prostu ma wgląd do bieżących dokumentów — nic nie wysyłasz, nic nie ginie, nie ma pytań „czy dotarło”.
Najprościej Stały dostęp biura do firmowych dokumentów oferuje moduł workflow i dokumentów w Mizzox — koniec z dosyłaniem mailem.
Najczęstsze pytania
Mailem czy przez system?
Mail działa, ale łatwo o bałagan: gubią się załączniki, brakuje historii, trudno o porządek. Wspólne repozytorium lub system z dostępem dla biura jest pewniejszy i szybszy.
Czy zdjęcia faktur z telefonu wystarczą?
Bywają akceptowane, ale muszą być czytelne i kompletne. Lepiej, gdy trafiają od razu do jednego miejsca, a nie zostają w galerii telefonu.
Jak nie wysyłać tego samego dwa razy?
Najprościej, gdy biuro ma stały wgląd do dokumentów — wtedy nie ma „czy na pewno wysłałem?”. To największa zaleta wspólnego dostępu nad mailem.
Czytaj dalej
Przestań wysyłać — daj wgląd
Najwygodniejszy obieg to taki, w którym księgowa widzi dokumenty bez przesyłania.
Uporządkuj dokumenty